Cómo registrar un Plan de Igualdad en 2024

Cómo registrar un Plan de Igualdad en 2023

La inscripción de los Planes de Igualdad en registro público es obligatoria, ya sea su origen de naturaleza obligatoria o voluntaria, y hayan sido adoptados con acuerdo o no de las partes negociadoras, por imperativo legal de la LO 3/2007, concretamente en sus artículos 45 y 46.

 

¿Dónde se Registra el Plan de Igualdad?

Una de las preguntas más frecuentas del Plan de Igualdad es: ¿Dónde se registra el Plan de Igualdad? No basta con tener el texto del Plan de Igualdad, si no que para que éste cobre efectividad y sea considerado válido debe estar presentado e inscrito con éxito.

La inscripción debe hacerse en el Registro y Depósito de Convenios Colectivos, Acuerdos Colectivos de Trabajo y Planes de Igualdad (REGCON) y se realiza de forma telemática desde la misma web, accediendo con certificado digital, a través de firma digital o clave. 

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Cómo Registrar un Plan de Igualdad en 2024

Para proceder al registro, el primer paso es acceder a la web del REGCON:

Una vez en ella, nos encontramos un panel seleccionable a la izquierda, donde junto a otras opciones, encontramos la opción de ALTA PERSONA USUARIA y ACCEDER A TRAMITACIÓN, siendo para nosotros los dos apartados de interés. 

Si es la primera vez que accedes, debes registrarte en el apartado de ALTA PERSONA USUARIA.  Ya registrados, accederemos al trámite.

En la página principal encontraremos información sobre tres trámites:

  • TRÁMITES REALIZADOS: donde tendremos la información referente al código o localizador asociado al acuerdo subido, la denominación, el tipo de trámite que es, la Autoridad Laboral correspondiente, el estado en el que se encuentra y la fecha de presentación. Además, tendremos acceso en la opción de «acciones» a los documentos que se hayan generado, como por ejemplo, el acuse o justificante de presentación. 
  • NOTIFICACIONES: en este apartado aparecen las notificaciones de la autoridad laboral competente sobre el registro e inscripción favorable, o en su caso, el requerimiento de subsanación con la solicitud de cambios.
  • BORRADORES: aquí se guardarán las copias realizadas durante el trámite de la inscripción, ya que la plataforma permite hacer borradores en el proceso, algo que es muy recomendable ya que si se supera el tiempo establecido sin hacer cambios podemos perder todos los datos introducidos hasta el momento.  En este apartado podremos ver la denominación que se le haya puesto al borrador así como la fecha, pudiendo continuar el trámite desde la opción de «cargar».

Para dar inicio al trámite, en el menú de la izquierda encontraremos otro seleccionable, donde deberemos seleccionar la opción de Convenio Colectivo, Acuerdo Colectivo, Plan de Igualdad.  

Además, si ya tenemos un Plan inscrito y queremos subir una modificación, con el código del trámite inicial, accederemos a través de «Trámites», «Modificación». 

Una vez que hayamos accedido, tenemos que indicar el tipo de registro que se va a realizar, en nuestro caso es la opción de Planes de Igualdad

Posteriormente, tendremos que elegir entre si el Plan ha sido acordado con la Representación Legal de las Personas Trabajadoras o con la Comisión Sindical o si es no acordado. Además, nos solicitará que indiquemos si es el primer Plan de Igualdad, ya que en caso contrario nos redireccionará al procedimiento de modificación anteriormente mencionado. 

Tras ello, debemos indicar el ámbito demográfico (Comunidad Autónoma) donde la empresa tenga el centro de trabajo. En el caso se tener centros en varias Comunidades Autónomas nos encontraríamos con un Plan a nivel nacional y si solo se selecciona una, nos dirigirá al REGCON de dicha Comunidad. (En este caso, podremos acceder al REGCON de la Comunidad que corresponda pinchando en la palabra «AQUÍ» que nos aparece encima del recuadro de selección.)

Además, también hay que seleccionar las provincias donde se encuentren los centros de trabajo. 

Hecho esto, pasamos a la página donde hay que cumplimentar ciertos datos sobre la empresa como la denominación fiscal y los correos de contacto donde se dirijan las notificaciones, siendo normal establecer los e-mails de los integrantes de la Comisión Negociadora o incluso los de la consultoría externa con la que se ha trabajado, pues así la comunicación será más efectiva ya que serán quienes reciban notificación sobre los avances de trámite, pero solo podrá acceder a estas notificaciones la persona con cuyo certificado digital se haya registrado el Plan. 

Es importante tener presente, que estos correos deben ir separados por punto y coma (;) pues de lo contrario nos dará error. 

A continuación, debemos indicar la titularidad de la empresa, pudiendo elegir entre privada o pública y, dentro de ésta, indicar si es estatal, autonómica o municipal. 

Tras ello, la plataforma nos requiere indicar si el Plan se aplica a una sola empresa (aunque sean diferentes centros pero con un mismo CIF) o a un grupo de empresas vinculadas (con CIF diferenciados). En el ultimo supuesto, hay que reflejar el numero de empresas que se encuentran incluidas en el estudio del Plan de Igualdad. 

Por último, damos paso a la subida de la documentación, que nos permite adjuntar mediante la selección del desplegable con cada una de las opciones, seleccionando el archivo tras su búsqueda en el dispositivo propio y aceptando “adjuntar archivo” para que se produzca su subida. 

Es muy importante comprobar que se han subido correctamente todos los documentos que hemos solicitado, pudiendo existir más de una página. 

Los archivos adjuntos obligatorios para realizar el registro son el acta de constitución, acta de firma, texto del acuerdo, delegación de la comisión negociadora en el firmante de la solicitud de la inscripción y el texto del acuerdo sin firma. 

Tanto el informe de diagnóstico como el resto del estudio de la Auditoría Retributiva, aunque forman parte del Plan, si no se encuentran incluidos en el texto del mismo se pueden adjuntar mediante la opción de “OTROS”, como explicaremos en el siguiente apartado. Siendo una forma de evitar que los datos cuantitativos sean publicados junto con el texto del Plan de Igualdad, si así lo queremos. 

Una vez hecho lo anterior, damos paso a la siguiente página, donde nos siguen solicitando datos básicos de la organización, tales como nombre, dirección, CIF, teléfono y e-mail de contacto. 

Posteriormente, debemos incluir el CNAE, siendo un numero compuesto por 4 cifras que corresponde con la actividad de la empresa.

Para introducirlo correctamente hay que hacerlo en 3 pasos. Primero, seleccionando en el desplegable los 2 primeros dígitos que corresponden con el identificador de la actividad de la empresa.

Después, acudiendo de nuevo al desplegable se seleccionan los 3 dígitos que correspondan. Y por último, ya podemos encontrar en el desplegable los 4 dígitos.

A continuación, tenemos que rellenar unas tablas correspondientes a la distribución de la plantilla, indicando la fecha (normalmente la del periodo de estudio para realizar el Plan de Igualdad, por lo que suele ser a 31 de diciembre del año anterior al tratarse de un estudio de anualidad completa) y el numero de hombre y mujeres de la plantilla, distribuidos por tipo de contrato y puesto de trabajo (órganos de dirección, mandos intermedios y resto de plantilla). 

Por último, hay que indicar el código del convenio de aplicación en la empresa (código de 14 dígitos). Si no se aplica ningún convenio hay que indicar detalladamente la actividad de la empresa. 

Incluida toda la información anterior, ya daremos paso a rellenar una serie de cuestionarios, también llamado “hoja estadística”, que podemos encontrar en el Anexo 2.V del RD 901/2020. 

En ella, hay cuestiones relativas al Plan de Igualdad, la Comisión Negociadora, el diagnóstico de la situación, el contenido del Plan de Igualdad, el seguimiento y evaluación, así como el número de personas por centro de trabajo. 

Es recomendable tener contestadas previamente las cuestiones de la hoja estadística para evitar que la pagina agote el tiempo de espera y la sesión expire, corriendo el riesgo de perder todos los datos introducidos hasta el momento si no se ha realizado un borrador previo. 

La última pestaña que nos aparece sirve para aceptar el envío a la autoridad laboral. Y con ello habremos acabado con el registro, a espera de una notificación que será remitida a los correos electrónicos que hayamos establecido para ello. 

IMPORTANTE:

  • Revisar que la información que vamos introduciendo es la correcta antes de pasar a la siguiente página, ya que una vez aceptado el envío final no se podrán realizar modificaciones, a excepción de los requerimientos solicitados por la Autoridad Laboral tras la revisión del expediente. 
  • Guardar el justificante de inscripción. En el momento que aceptamos el envío en la última pagina del proceso de registro, volvemos a la bandeja de entrada a través del seleccionable azul de la izquierda, donde nos aparecerá un recuadro con el listado de anotaciones donde podemos descargar el justificante desde el recuadro de acciones.  Registrar Plan de Igualdad   

Este justificante nos puede servir para acreditar que el Plan está presentado a la espera de una confirmación, ante una Inspección de Trabajo. 

Requisitos para registrar un Plan de Igualdad

A la hora de dar comiendo al registro debemos tener presente varias cuestiones que nos pueden ayudar a evitar problemas, haciendo el trámite más ágil y rápido:

  • Peso de la documentación. Todos aquellos documentos que vayamos a anexar ya sean obligatorios o no, no pueden superar los 14 MB. Por lo que si el Texto del Plan de Igualdad, que es el que más contenido tiene, supera ese peso debemos reducirlo haciendo uso de un compresor de documentos. 
  • Formato. El texto del Plan de Igualdad debemos adjuntarlo en dos formatos, en PDF y en WORD o similar siempre que sea editable. 

El PDF será el que contenga todos los datos, con identificación de los componentes de la Comisión Negociadora y las firmas de todos ellos. 

El WORD no puede contener datos de carácter personal ni firmas, pues es el documento que se va a utilizar para darle publicidad en el BOE o en el BOP de la provincia.

  • Delegación en el firmante de la solicitud de inscripción. Este documento es de carácter obligatorio y además de ello, debemos asegurarnos de que la persona a la que se ha autorizado sea la titular de la firma electrónica o certificado digital con el que se vaya a proceder la inscripción ya que, en caso contrario, seremos requeridos para que se autorice a la persona correcta, debiendo realizar la subsanación en un plazo máximo de 10 días hábiles desde la notificación. 
  • Tablas de distribución de la plantilla. Un error muy común a la hora de introducir los datos en estas tablas es dejar en blanco aquellas casillas de puestos o contratos que no corresponden a ningún trabajador de la plantilla. Esto es un error que no nos permite continuar ni pasar a la página siguiente, por lo que para hacerlo de forma correcta hay que poner un “0” donde no haya datos.  
  • Hoja estadística. Uno de los apartados que más tiempo e información requiere es el correspondiente a las cuestiones de la hoja estadística, por lo que es recomendable tenerla rellena antes de comenzar el trámite de registro en el Regcon, ya que todas las preguntas deben tener una respuesta, de lo contrario nos dará error y no podremos continuar. 

Documentación necesaria para el registro del Plan

La documentación relativa al Plan de Igualdad se divide en documentos obligatorios y documentos voluntarios:

Obligatorios: 

  • Acta de constitución de la Comisión Negociadora, firmada por todas las partes. 
  • Acta de aprobación del Plan de Igualdad, también llamado Acta de Firma, donde se aprueba la inscripción del texto en el Regcon. 
  • Texto del Acuerdo del Plan de Igualdad en PDF, firmado por todas las partes.
  • Texto del Acuerdo del Plan de Igualdad en WORD (o cualquier otro formato editable) para la publicación en el BOE o BOP. 
  • Delegación de la Comisión Negociadora en el firmante de la solicitud de inscripción, autorizando a la persona que realice el tramite de registro. 

Voluntarios: 

  • Fase de diagnóstico. Es el documento donde se recoge la información específica cuantitativa y cualitativa del Plan de Igualdad si no se ha querido incluir dentro del texto principal. 
  • Acta de las negociaciones de la Comisión Negociadora. 
  • Justificante de puesta en comunicación con los Sindicatos más representativos del sector y su no respuesta. Esta documentación es importante aportarla en el caso de presentar el Plan como no acordado, o como acordado habiendo acudido para negociar el texto a un sindicato que no sea el más representativo del sector al no haber obtenido respuestas por éstos. 
  • Protocolo de prevencion del acoso sexual y/o por razón de sexo. Bien se puede incluir en el momento de la inscripción del Plan de Igualdad o pautarse como uno de los objetivos a cumplir durante los 4 años de vigencia del texto. 
  • Auditoria Retributiva, en el caso de no querer que sean públicos los datos cuantitativos de la entidad. 

Esta documentación que no es obligatoria se puede subir con la opción de “OTROS”. 

Consecuencias de no registrar un Plan de Igualdad en 2024

Si una empresa no cuenta con un Plan de Igualdad será susceptible de recibir sanciones administrativas. 

La normativa vigente, exige que todas aquellas empresas o instituciones con 50 o más trabajadores cuenten con este plan para promover la igualdad de condiciones laborales (Real Decreto 901/2020).

Su incumplimiento puede conllevar sanciones graves o muy graves, con una multa de hasta 187. 515 euros. Esta cantidad depende del proceso en el que se encuentre el Plan de Igualdad, ya que no se estima lo mismo para aquellas situaciones en las que no se ha empezado el Plan, con aquellas que lo están desarrollando, negociando con sindicatos o cuando se encuentra ya presentado a espera de la confirmación de inscripción, pudiendo variar las cantidades considerablemente.

No contar con un Plan de Igualdad inscrito también puede causar problemas internos, ya que la falta de un marco establecido para la igualdad puede provocar situaciones desfavorables para los trabajadores. Esto puede incluir desde problemas de acoso y discriminación laboral hasta la violencia de género. 

Además de ello, hay tramites como subvenciones o acceso a licitaciones que exigen como requisito que la empresa cuente con el Plan de Igualdad debidamente inscrito. 

Por esta razón, tener el texto del Plan de Igualdad completo y no tenerlo inscrito a efectos legales se considera como no tenerlo, encontrándose la organización en incumplimiento normativo. No basta con tener el texto del Plan de Igualdad, si no que para que éste cobre efectividad y sea considerado válido debe estar presentado e inscrito con éxito.

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