Desde la entrada en vigor del Real Decreto 902/2020 todas las empresas, con independencia del número de personas trabajadoras en plantilla, tienen la obligación de elaborar el registro salarial anualmente con la herramienta del Registro Salarial, con la misión de controlar y garantizar la igualdad retributiva entre hombres y mujeres.
Por ello, te traemos esta guía de como debes hacer un Registro Retributivo.
Contenido del Registro Salarial
Los datos que deben incorporarse en un Registro Retributivo (y a su herramienta) pueden variar en extensión según el tipo de empresa, pero es fundamental incluir cierta información mínima y esencial para asegurar el cumplimiento de la normativa vigente.
Entre los mínimos necesario para obtener resultados fehacientes encontramos:
Los datos correspondientes con la situación contractual de cada trabajador:
- Identificación de cada trabajador, mediante un ID o código para proteger la confidencialidad.
- Sexo.
- Fecha de contratación.
- Fecha de fin de contrato.
- Fecha de antigüedad.
- Fecha de inicio y fin de la situación contractual (si se produce dentro del periodo de estudio).
- Porcentaje de jornada.
- Puesto que desempeña.
- Salario base anual.
- Complementos salariales anuales, desglosados por conceptos.
- Complementos extrasalariales anules, desglosados por conceptos.
La información mencionada debe ser proporcionada de manera individual para cada persona trabajadora y su respectiva situación contractual. Esto implica que si ha tenido dos contratos durante el período de estudio, ambos deben ser registrados de manera independiente, incluyendo todos los datos requeridos para cada uno de ellos.
Junto con esta información esencial, se tiene la opción de incorporar los siguientes datos:
- Fecha de nacimiento
- Nivel de estudios
- Número de hijos
- Clave de contrato
- Convenio de aplicación
Con todos estos datos bien incorporados a la herramienta de estudio, obtendremos un registro salarial completo y ajustado a la normativa.
Ejemplo para la Elaboración del Registro Salarial
Recopilación de datos
Es necesario obtener los datos para el estudio, habiendo dos maneras posibles: internamente, extrayéndolos del programa de contabilidad de la empresa o solicitándolos a la asesoría a través de una plantilla del Registro Salarial.
Es importante aclarar que para la realización del registro salarial se debe tener en cuenta a todas las personas trabajadoras de la empresa, sin excepción alguna.
Revisión de datos
Después de obtener los datos, es aconsejable llevar a cabo una revisión para identificar posibles inconsistencias, como la ausencia de empleados, errores en las fechas de inicio o finalización de contratos, inexactitudes en los porcentajes de jornada, entre otros.
Uno de los errores comunes es incluir datos personales dentro del estudio. En todo caso, las personas trabajadoras deben identificarse con un código que les mantenga en el anonimato.
Este es un paso que se repite posteriormente, una vez que los datos estén volcados dentro de la herramienta de trabajo puesto que en ese momento podemos tener una visión más concreta de los datos, pudiendo comparar las cantidades efectivas con las normalizadas.
Volcado de los datos en la herramienta del Registro Salarial
Los datos anuales deben ser trasladados a la herramienta de estudio, pudiendo ser la propia de la empresa si cuenta con todos los parámetros necesarios, o la puesta a disposición por el Ministerio de Trabajo y Economía Social y el Instituto de las Mujeres del Ministerio de Igualdad.
El paso principal para que la herramienta pueda hacer su función es añadir en la hoja «INICIO» el PERÍODO DE REFERENCIA para el estudio, pudiendo además incluir de los datos de la organización. Sin ello, la herramienta no realiza ningún cálculo.
Para poder continuar, en la hoja «CONC.RETR» debemos rellenar los puestos que tiene la organización, así como cada uno de los complementos salariales y extrasalariales, indicando si serán normalizables y anualizables.
A la derecha de la anterior, encontraremos la tabla para incluir cada uno de los puestos:
Una vez incluidos los parámetros, accedemos a la hoja de «DATOS» donde debemos ir rellenando cada una de las casillas con los datos que correspondan:
Es muy importante que comprobemos que el periodo de referencia introducido en la primera hoja corresponde con el periodo de estudio:
Análisis de los datos obtenidos en el estudio
Con los datos incorporados, pasamos a realizar una revisión de las cantidades normalizadas o equiparadas por si aparecen cantidades que hacen ver la existencia de algún error.
Es fundamental llevar a cabo la revisión utilizando las cifras normalizadas, ya que cualquier valor que se sitúe por debajo del Salario Mínimo Interprofesional (SMI), por ejemplo, podría indicar un error que debe ser verificado con los datos de la empresa y, si es necesario, corregido.
Estos errores pueden originarse debido a distintos motivos, como una posible confusión al introducir los datos en la herramienta, errores en los datos mismos (como por ejemplo, un porcentaje de jornada incorrecto), o incluso a la omisión de información importante, como la falta de registro de fechas de inicio o finalización en el período correspondiente.
Una vez comprobado que los datos se encuadran dentro de parámetros normales, pasamos al análisis de los valores medios -media aritmética y mediana- de salarios, complementos salariales y percepciones extrasalariales, que podemos encontrar en las páginas:
Y el cálculo de los valores equiparados, el promedio y la mediana, en las páginas:
Identificación de las posibles brechas existentes
Tal como nos indica el RD 902/2020, en aquellas empresas que tengan en su plantilla 50 o más personas trabajadoras y cuenten con una diferencia salarial por sexo superior al 25%, lo que llamamos brecha salarial, tendrán la obligación de aportar justificación sobre la misma.
Si al analizar los datos observamos una diferencia que supera el 25%, nos encontramos en lo que se denomina una brecha salarial, aunque no necesariamente se relaciona con diferencias de género. En muchas ocasiones, esta brecha puede originarse debido a la compensación de funciones específicas desempeñadas por un empleado en comparación con quienes ocupan el mismo cargo, o por factores como la antigüedad en la empresa o el logro de objetivos.
En tales situaciones, aunque exista una brecha salarial, es posible justificar su existencia, siempre y cuando se establezcan directrices que permitan al resto de compañeros y compañeras tener la oportunidad de acceder a las mismas funciones y remuneraciones.
En el caso de que la brecha no tenga justificación alguna nos encontramos con una clara brecha de género, algo que conlleva la creación de unas medidas y su revisión constante para lograr eliminarla.
Aunque la norma solo obliga a dar una justificación en las empresas con una plantilla superior a 50 personas trabajadoras y cuando es una brecha positiva, es recomendable aportarla también cuando la plantilla es menor y cuando la brecha es negativa (a favor de las mujeres).
Informe Retributivo Final
Con la herramienta montada y revisado tanto los datos como la existencia de brechas salariales podemos dar comienzo a la redacción de informe final, que podemos conocer con detalle en la entrada Cómo hacer un informe de Registro Salarial.
Una vez que contamos con el registro adaptado a la normativa vigente, salvo que se produzcan circunstancias o cambios que obliguen a su modificación, tendrá una validez de un año natural, teniendo en cuenta que los datos económicos incluidos en el mismo han de corresponder con el ejercicio anual anterior, desde el 1 de enero al 31 de diciembre. Por lo que pasado este año natural, vuelve a nacer la obligación de actualizar toda la información retributiva correspondiente con la elaboración de un nuevo registro.
Desde Me4Equality, ofrecemos la posibilidad de elaborar el Registro Salarial. Puedes solicitar tu presupuesto, en el que nos adaptaremos a las necesidades de tu empresa, escribiéndonos al correo electrónico igualdad@me4equality.com o rellenando el siguiente formulario.
