Pasos para hacer un Informe del Registro Salarial
Una vez hecho el Registro Salarial, es necesario presentarlo de una forma concreta, ya que este informe debe contener una serie de puntos obligatorios para las empresas.
La realización del Informe del Registro Salarial conlleva seguir detalladamente los siguientes pasos:
Es imprescindible tener un conocimiento amplio de la norma para poder desarrollarlo conforme a los parámetros establecidos en la misma. (Real Decreto 902/2020, de 13 de octubre, de igualdad retributiva entre mujeres y hombres).
Debemos extraer del programa de contabilidad los datos para el estudio, en el caso de hacerlo de forma interna, o solicitarlos a la asesoría o departamento laboral en el caso de externalizar el estudio.
Una vez extraídos los datos es recomendable revisarlos para comprobar posibles datos como la falta de empleados, fechas de contratación o finalización de contrato, porcentajes de jornada, etc.
Los datos anuales deben ser trasladados a la herramienta de estudio, pudiendo ser la propia de la empresa si cuenta con todos los parámetros necesarios, o la puesta a disposición por el Ministerio de Trabajo y Economía Social y el Instituto de las Mujeres del Ministerio de Igualdad.
Los datos obtenidos del estudio se trasladan al informe con el formato deseado pero cumpliendo con los encabezados de los datos para poder identificar a qué corresponde cada uno de ellos.
La misión principal del registro retributivo es conocer la existencia o no de la igualdad salarial en la empresa, por ello es imprescindible hacer una mención a la existencia o no de brechas después de haber analizado los datos resultantes de la herramienta.
En el supuesto de que los datos revelen la existencia de una diferencia salarial superior al 25% es necesario añadir una justificación, bien sea por motivos de género o por motivos propios y comprendidos dentro del desarrollo de unas funciones en concreto.
El informe se considera vinculante para los RLT existentes en la empresa, de conformidad con el artículo 5 del Real Decreto 902/2020, teniendo derecho a conocer el contenido íntegro del estudio.
Todos los trabajadores pueden solicitar el acceso al registro retributivo, pero en este caso hay que dejar constancia de que no podrán conocer los datos íntegros sino únicamente las diferencias porcentuales que existan, sin tener acceso a la cantidad económica.
Cuando el estudio deja a la luz brechas salariales de género es imprescindible crear una comisión para su seguimiento y estabilización.
* En caso de externalizar la realización del registro retributivo es muy importante que la empresa contratante vaya confirmando 
la información recibida, antes de proceder a montar el informe del mismo.
Recopilación de Datos para el Informe del Registro Salarial
Para la realización del informe, en primer lugar, hay que tener realizado el registro y ello no puede ser así si no se tiene todos los datos necesarios.
Entre los datos a incluir encontramos:
Datos correspondientes a la situación contractual de cada trabajador:
- Identificación de cada trabajador, mediante un ID o código para proteger la confidencialidad.
- Sexo
- Fecha de contratación
- Fecha de fin de contrato
- Fecha de antigüedad
- Fecha de inicio y fin de la situación contractual (si se produce dentro del periodo de estudio)
- Porcentaje de jornada
- Puesto que desempeña
- Salario base anual
- Complementos salariales anuales, desglosados por conceptos.
- Complementos extrasalariales anules, desglosados por conceptos.
Datos anteriores se deben aportar por cada trabajador y situación contractual.
Además de los anteriores, se puede incluir de forma opcional:
- Fecha de nacimiento
- Nivel de estudios
- Número de hijos
- Clave de contrato
- Convenio de aplicación
Estos datos podemos extraerlos directamente de nuestro programa de nominas o solicitarlo a la asesoría, si se hace de forma interna. En caso de externalizar el servicio deberán aportarse los datos a la empresa contratada.
Análisis de la Información Salarial
Uno de los pasos fundamentales para conseguir un registro que refleje la realidad de la empresa es saber identificar los posibles datos erróneos o incluso aquellos que podemos intuir que faltan.
Esto sucede cuando, tras haber volcado los datos en la herramienta, aparecen cantidades que hacen ver la existencia de algún error.
Es imprescindible realizar la inspección en las cantidades normalizadas, ya que si aparece alguna cifra que se encuentre por debajo del SMI, por ejemplo, ya podemos detectar un error que debemos comprobar con los datos de la empresa y, en su caso, modificarlo.
Estos errores se pueden deber a una confusión a la hora de volcarlos correctamente en la herramienta, a un error en los datos (como puede ser un % de jornada incorrecto), o a la falta de datos (como puede ser no haber anotado la fecha de inicio o fin durante el periodo).
Aun realizando la revisión de los datos, es recomendable que la empresa revise los resultados antes de pasar a la creación de las tablas visuales para su inclusión dentro del informe.
Interpretación de los Resultados del Registro Salarial – Brecha Salarial
Tal como nos indica el RD 902/2020, en aquellas empresas que tengan en su plantilla 50 o más personas trabajadoras y cuenten con una diferencia salarial por sexo superior al 25%, lo que llamamos brecha salarial, tendrán la obligación de aportar justificación sobre la misma.
Si tras el análisis de los datos encontramos una diferencia superior al 25% estaríamos ante la llamada brecha salarial, pero es posible que ésta no sea por motivos de género. Y es que en muchas ocasiones esta brecha puede ser causada por la remuneración de una función específica que realiza una de las personas trabajadoras frente al resto del mismo puesto, por complementos como la antigüedad en la empresa o la consecución de objetivos. En estos casos aun existiendo brecha se puede justificar su procedencia, debiendo además establecer unas pautas para que el resto de los compañeros y compañeras puedan optar a las mismas funciones y remuneraciones.
En el caso de que la brecha no tenga justificación alguna nos encontramos con una clara brecha de género, algo que conlleva la creación de unas medidas y su revisión constante para lograr eliminarla.
Aunque la norma solo obliga a dar una justificación en las empresas con una plantilla superior a 50 personas trabajadoras y cuando es una brecha positiva, es recomendable aportarla también cuando la plantilla es menor y cuando la brecha es negativa (a favor de las mujeres).
Factores a Considerar al Elaborar el Informe Salarial
Lo principal a tener en cuanta a la hora de elaborar el informe salarial son los datos utilizados para el estudio y aquellos que finalmente se incluyen en el informe.
Es primordial haber revisado que los datos utilizados estén correctos y que estos no aporten resultados que no sean reales por la inclusión de algún indicador erróneo.
Uno de los principales incumplimientos de la normal puede ser el incluir datos personales dentro del estudio. En todo caso, las personas trabajadoras deben identificarse con un código que les mantenga en el anonimato, por lo que no se puede realizar a través de nombres o DNI.
El hecho de que la norma imponga la realización anual del registro salarial hace que cada año las empresas tengan que actualizar sus datos económicos y plasmarlos en un estudio donde se refleje el esquema retributivo de la organización, siempre correspondiente con el estudio del ejercicio anterior, por lo que a 1 de enero de un nuevo año ya cuenta con la obligatoriedad de realizar el registro del año anterior en curso. Por lo que la vigencia del estudio es anual.
Lo ideal es que el estudio se realice con fecha del periodo anterior completo, es decir del 1 de enero al 31 de diciembre.
También hay que tener en cuenta que aunque los datos que realmente nos permiten ven las diferencias salariales con aquellos que nacen del estudio normalizado, habiendo equipado todas las situaciones, es recomendable incluir también los datos efectivos en el informe para así poder ver quienes han estado realmente todo el año, las posibles diferencias entre situaciones y una visión mas real de la propia empresa.
Es importante aclarar que para la realización del registro Retributivo se debe tener en cuenta a todas las personas trabajadoras de la empresa, sin excepción alguna.
Presentación Visual de los Datos del Registro Salarial
El informe debe incluir los datos del estudio de la forma más visual posible para que se puedan leer y revisar fácilmente.
La empresa decide el formato más adecuado pero las tablas de muestra de datos deben contener al menos:
- Retribución total anual
- Salario base anual
- Complementos salariales anuales
- Complementos extrasalariales anuales
Cada uno de ellos debe estar desglosado por sexo, categoría profesional, grupo profesional y puesto de trabajo.
En los complementos, tanto salariales como extrasalariales, además de las cantidades totales se debe incluir una tabla donde aparezca cada uno de ellos desglosados por los conceptos a los que pertenezcan las retribuciones.
Además, tiene que establecerse la media aritmética y la mediana de lo percibido por cada grupo profesional, categoría y puesto.
Como se indicaba anteriormente, es de vital importancia que estos datos se estructuren de forma clara para que puedan ser comprendidos tanto por la empresa, los RLT y las personas trabajadoras que lo soliciten.
Conclusión
A la hora de la realización de un registro salarial y su correspondiente informe es imprescindible que estos cumplan tanto con la estructura que marca la normativa como con el contenido mínimo exigido para que refleje la realidad salarial de la organización.
Al ser un trabajo más particular y complejo se recomienda contar con la ayuda de asesores externos, que puedan realizar el estudio cumpliendo con la normativa y reflejando la realidad retributiva de la empresa.
