Actualmente, gran parte de la información empresarial se gestiona a través de dispositivos digitales como ordenadores, teléfonos móviles, tablets, correos electrónicos o aplicaciones en la nube. Por eso, cuando hablamos de protección de datos, también debemos hablar de uso de dispositivos digitales, seguridad informática y hábitos responsables dentro de la organización.
Uno de los puntos más importantes en la protección de datos de una empresa es el uso correcto de los dispositivos digitales. La mayoría de los datos personales se consultan, almacenan, envían o modifican a través de dispositivos corporativos o herramientas digitales.
Por este motivo, una Política de Uso de Dispositivos Digitales permite establecer reglas claras sobre cómo deben utilizarse los equipos, qué usos están permitidos, qué límites existen y qué medidas de seguridad deben respetarse.
Principales medidas de protección de datos que debe aplicar una empresa
1. Identificar los datos personales que trata la empresa.
La primera medida es conocer qué datos personales se manejan dentro de la organización.
Esto implica revisar las áreas de la empresa para saber qué tratamientos existen y qué medidas deben aplicarse en cada caso. También ayuda a evitar acumulaciones innecesarias de información.
2. Establecer normas claras sobre el uso de dispositivos digitales.
Esta política debe explicar cómo deben utilizarse los equipos de trabajo, qué usos están prohibidos o limitados y qué medidas de seguridad deben seguirse. También debe indicar si se permite o no el uso personal de los dispositivos corporativos y en qué condiciones.
3. Controlar el acceso a la información.
Cada persona debe acceder únicamente a la información que necesita para realizar su trabajo. Este control debe aplicarse tanto en carpetas físicas como en sistemas digitales. Es decir, hay que revisar permisos en plataformas, carpetas compartidas, programas de gestión, correos, aplicaciones en la nube y dispositivos corporativos.
4. Utilizar contraseñas seguras e intransferibles.
Las contraseñas son una de las primeras barreras de seguridad. Una contraseña débil, compartida o repetida en varias plataformas puede abrir la puerta a accesos no autorizados. Por eso, las contraseñas deben ser fuertes, personales e intransferibles.
Una buena política de protección de datos debe incluir instrucciones claras sobre creación, uso y custodia de contraseñas.
5. Activar la autenticación de doble factor.
Este sistema añade extra de seguridad. Aunque una contraseña se vea comprometida, el acceso requiere una segunda comprobación, como un código temporal, una aplicación de autenticación o una confirmación adicional.
6. Mantener antivirus, sistemas y programas actualizados.
Los equipos de empresa deben contar con software antivirus o soluciones de seguridad adecuadas. Además, los sistemas operativos, navegadores, programas y aplicaciones deben actualizarse de forma periódica.
Las actualizaciones no solo incorporan mejoras de funcionamiento. Muchas veces corrigen vulnerabilidades de seguridad. Si la empresa utiliza programas obsoletos o sin soporte, aumenta el riesgo de ataques, pérdida de información o accesos indebidos.
7. Realizar copias de seguridad.
Las copias de seguridad deben realizarse de forma regular y almacenarse en entornos seguros. Además, no basta con hacerlas, también conviene comprobar periódicamente que pueden restaurarse correctamente.
8. Proteger el correo electrónico.
El correo electrónico es una de las herramientas más utilizadas en la empresa, pero también una de las principales fuentes de riesgo.
Por eso, la empresa debe establecer normas sobre el uso del correo electrónico corporativo.
9. Controlar el uso de aplicaciones externas y la nube.
Muchas empresas utilizan aplicaciones externas para compartir archivos, comunicarse o almacenar documentación. Estas herramientas pueden ser muy útiles, pero deben utilizarse con control.
Por eso, la empresa debe definir qué herramientas están autorizadas y cuáles no. También debe evitar que cada persona trabajadora utilice aplicaciones por su cuenta para compartir documentación corporativa.
El uso no controlado de aplicaciones externas puede generar pérdida de trazabilidad, duplicidad de información, accesos no autorizados o dificultades para eliminar datos cuando ya no sean necesarios.
10. Regular el uso de dispositivos personales.
En algunas empresas se permite el uso de dispositivos personales para fines profesionales, como móviles, portátiles o tablets propios. Esta práctica puede ser cómoda, pero también genera riesgos.
Si se permite, debe regularse expresamente. Es necesario establecer condiciones claras como qué aplicaciones pueden utilizarse, qué información puede almacenarse, qué medidas de seguridad debe tener el dispositivo, qué ocurre en caso de pérdida y cómo se separa la información personal de la profesional.
Si no existe una regulación clara, puede resultar difícil controlar los datos de empresa almacenados en dispositivos privados.
Si tu empresa aún no tiene Política de Uso de Dispositivos Digitales, rellena el siguiente formulario y nos pondremos en contacto contigo en la mayor brevedad posible.